Die Zeit läuft unaufhörlich. Kennst Du das? Am Ende des Tages fragst Du Dich, wo die Zeit geblieben ist, sind doch einige der Aufgaben, die Du Dir vorgenommen hattest, immer noch nicht erledigt. Das ist normal, wenn auch nicht schön. Aber die gute Nachricht: Du kannst etwas dagegen tun und die unerledigten Aufgaben, die abends noch auf das Gewissen drücken, verringern.
Doch der Weg dahin führt nur über eine ehrliche Bestandsaufnahme.
Was meine ich damit?
Damit meine ich ganz schlicht und einfach, dass Du zunächst einmal über einen längeren Zeitraum erfassen solltest, was Du wann wie lange gemacht hast.
Und diese Zeiterfassung sollte erst einmal völlig wertfrei erfolgen. Sie soll Dir, sobald sie abgeschlossen ist, eine realistische Auskunft dazu geben, wo Deine Zeit bleibt. Welche regelmäßigen Aufgaben Du erfüllst und wieviel Zeit Du dafür durchschnittlich benötigst. Alles weitere wie eine Wertung, Aufspüren von Verbesserungsmöglichkeiten etc. folgt später in einem zweiten Schritt. Denn für die Analyse und Verbesserung benötigst Du erstmal Fakten, Fakten, Fakten. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass Du diese nur über eine „harte“ Zeiterfassung erhältst. Denn – so meine eigenen Erfahrung – würdest Du heute einfach so aufschreiben, wo Du meinst, wo Deine Zeit bleibt …. es wird vermutlich von der Realität abweichen. Wenn Du möchtest, schreibe einfach einmal ohne, dass die Uhr bereits mitgelaufen ist, auf, wo nach Deiner Meinung Deine Zeit bleibt.
Was nun solltest Du bei der Bestandsaufnahme beachten?
- Erfasse die Zeit möglichst genau.
- Erfasse die Zeit ehrlich.
- Erfasse die Zeit über einen längeren Zeitraum
- Erfasse die Zeit konsequent.
1. genaue Zeiterfassung
Erfasse genau, was Du wann wie lange an einem Tag machst. Am besten, indem Du erfasst, wann Du eine Aufgabe beginnst und wann Du sie beendest. Dies kannst Du einfach auf einem Zettel oder in einem Notizbuch aufschreiben, Dir eine Exceltabelle machen, meinen Erfassungsbogen verwenden oder eine App verwenden (zu den Apps findest Du hier mehr). Wähle die Methode, die für Dich am besten passt. Mit der Du Dich am Wohlsten fühlst. Ich persönlich bevorzuge die Erfassung per App, da sie einfach ist und mir zudem automatisch gewisse Statistiken zur Verfügung stellt.
Erfasse die Zeit möglichst genau dann, wenn Du die Aufgabe beginnst bzw. beendet hast. Nur so erhältst Du wirklich realistischen Zahlen. Denn wenn man erst am Ende des Tages oder womöglich erst an einem anderen Tag die Zeit erfasst, wird es ungenau. Mann weiß womöglich nicht mehr genau, wann man etwas begonnen hat oder vergißt auch mal etwas.
2. ehrliche Zeiterfassung
Beschreibe die Aktivität/ Tätigkeit, welche Du in der erfassten Zeit gemacht hast. Ehrlich. Beschönige sie nicht. Das wäre bereits eine Wertung, welche Du erst im nächsten Schritt vornehmen solltest. Es geht bei der Bestandsaufnahme um „harte Fakten“.
Je nachdem wie genau Du die Erfassung haben möchtest, kannst Du Oberbegriffe für Deinen Aktivitäten und Tätigkeiten wählen. Zu Beispiel „Sport“ für all Deinen sportlichen Aktivitäten. Bist Du aber zum Beispiel Triathletin und möchtest auch genauer sehen, welche Sportart Du in der Woche machst, solltest Du natürlich genauer untergliedern. Oder Du fasst alle Aktivitäten, die mit dem Haushalt zu tun haben, unter dem Oberbegriff „Haushalt“ zusammen. Ich zum Beispiel habe diese näher untergliedert in Einkaufen, Wäsche, Kochen etc. Denn nur so kann ich sehen, wie viel Zeit ich zum Beispiel gewinnen könnte, wenn ich das Einkaufen zum Beispiel an meine Partner delegiere.
Ich empfehle, die Aktivitäten nicht zu Allgemein zusammen zu fassen und sie lieber etwas feiner zu untergliedern. Denn nur so kannst Du nachher sehen, wo zum Beispiel durch Delegation oder Bildung sinnvoller Zusammenlegung von Aktivitäten Zeit gewinnen kannst. Natürlich sollte die Untergliederung im Rahmen bleiben und nicht dazu führen, das Du mehr mit Zeiterfassung als allem anderen beschäftigt bist.
Aus meiner Erfahrung heraus kann ich Dir aber versichern, dass die lästige und teilweise natürlichauch Zeit kostende Zeiterfassung sich am Ende allemal lohnen wird. Du gewinnst einfach – und meines Erachtens nur so – Klarheit über all das, was Du tust und wo die Zeit bleibt. Und diese Klarheit benötigst Du, um Zeit zu gewinnen oder anders einzusetzen. Deinen ganz persönlichen Zeitspagat künftig entspannter zu bewältigen. Und es hilft Dir auch Prioritäten (neu) zu setzen, da es Dir an manch einer Stelle nach der Bestandsaufnahme in der Analyse wie Schuppen von den Augen fallen wir.
3. Zeiterfassung über einen längeren Zeitraum
Wichtig ist, dass Du die Zeit über einen längeren Zeitraum durchführst. Nur so lassen sich Regelmäßigkeiten realistisch abbilden und Durchschnittswerte feststellen. Und diese sind wichtig, wenn Du nachhaltig etwas ändern möchtest.
Ich empfehle hier mindestens zwei Wochen und optimalerweise natürlich deutlich länger. Je länger Du die Zeit erfasst, desto realistischer wird das Bild, welches die Erfassung zeigt. Vielleicht gewöhnst Du Dich sogar so an die Erfassung, dass Du Sie auch nach der Bestandsaufnahme beibehälst, um Dich selbst regelmäßig zu überprüfen, wenn vielleicht auch in etwas abgespeckten Version der Erfassung, z.B. mit weniger Aktivitätsgruppen bzw. mehr zusammengefasten Tätigkeiten.
4. Konsequenz bei der Zeiterfassung
Sei konsequent und halte die Phase der Bestandsaufnahme durch. Sie ist lästig, ich weiß, aber sie ist notwendig. Auch ich hatte immer wiederPhasen, in denen ich die Zeiterfassung schleifen liess. Denk immer an das, was Du damit erreichen wirst: viel Klarheit und wenn Du es richtig angehst: Raum und Zeit für Dich.
So, nun wünsche ich Dir viel Spaß und Durchhaltevermögen bei Deiner persönlichen Bestandsaufnahme. Warte nicht ab. Starte direkt morgen früh!